Czym jest automatyzacja procesów biznesowych? ⚙️

Zastanawiasz się, czym właściwie jest automatyzacja i dlaczego wszyscy tak o niej mówią?

W wielkim skrócie: automatyzacja oznacza przeniesienie różnych, często powtarzalnych zadań ze świata „ludzkiego” do świata maszyn i oprogramowania.

Dzięki temu można przyspieszyć obsługę, ograniczyć błędy i zwiększyć efektywność procesów w Twojej firmie.

Gdy mówimy o automatyzacji procesów biznesowych, myślimy o wdrażaniu rozwiązań, które redukują czas spędzany na manualnych czynnościach w stylu przepisywanie danych z jednej faktury do drugiej, odpowiadanie na maile do klientów czy udzielanie tych samych odpwiedzi na pytania od klientów.

Innymi słowy, automatyzacja ma spowodować, że wszystko, co do tej pory zabierało Tobie lub twoim pracownikom mnóstwo czasu i było powtarzalnym procesem, po wdrożeniu różnych rozwiązań, będzie mogła działać na całkowitym lub częściowym automacie.

Brzmi pięknie, No nie? I faktycznie – dobrze zrobiona automatyzacja to olbrzymie oszczędności i możliwość lepszego wykorzystania tego czasu, który zajmowałyby Ci powtarzalne zadania a mogą być wykonywane przez różne systemy i oprogramowanie.

Czyli w praktyce, jest to strategia polegająca na tym, żeby cały zestaw procesów i funkcji biznesowych działających w Twojej firmie był jak najbardziej samodzielny i zautomatyzowany.

A jak wygląda to w praktyce? Możesz na przykład zautomatyzować proces przyjmowania zamówień w sklepie internetowym: od momentu, kiedy klient kliknie „kup”, aż po wystawienie faktury, wysłanie paczki i aktualizację statusu w magazynie. Mniej klikania, mniej pomyłek = większa satysfakcja klientów.

Czym są procesy w automatyzacji? 🔑

Rozwińmy jeszcze na moment definicję "automatyzacja procesów biznesowych" i teraz skupimy się na tym, co to w ogóle jest ten „proces”?

Chodzi o uporządkowaną sekwencję kroków, które prowadzą do określonego rezultatu. Pierwszy lepszy przykład - rekrutacja nowego pracownika, obsługa reklamacji, wprowadzanie produktu na rynek. Każdy proces da się opisać w punktach A, B, C… i sprawdzić, czy nie da się czegoś ulepszyć.

A automatyzacja procesów? Polega właśnie na przełożeniu ludzkich czynności na działania maszyn lub specjalnego oprogramowanie. Klucz w tym, żeby najpierw mieć dobrze rozpisane etapy i nie przenosić do świata cyfrowego bałaganu. Bo wtedy nawet najlepsza automatyzacja nic nam nie pomoże.

Jak automatyzacja procesów biznesowych wpływa rozwój firmy? 🚀

Każda firma, która chce zwiększyć tempo swojego rozwoju, prędzej czy później zastanawia się, jak zwiększyć efektywność procesów. Automatyzacja procesów biznesowych to najszybsza droga do tego celu. Dzięki automatyzacji można na przykład:

• Znacząco skrócić czas obsługi klientów,
• Zmniejszyć liczbę błędów przy wprowadzaniu danych,
• Generować raporty w czasie rzeczywistym,
• Mieć lepszy wgląd w monitorowanie wskaźników operacyjnych.

Efekt? Większa wydajność, lepsza kontrola kosztów i poprawa satysfakcji klientów.

Niektóre firmy notują wzrost efektywności procesów nawet o kilkadziesiąt procent! Wszystko zależy od tego, jak dobrze zostanie ona zaprojektowana a następnie wdrożona do firmy.

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych 💡

Przejdźmy do tego, co najbardziej Cię pewnie interesuje, czyli „co ja z tego będę mieć?”. Oto kilka podstawowych korzyści z automatyzacji procesów biznesowych:

• Oszczędność czasu – zapomnij o żmudnym przepisywaniu danych (np. z maili do Excela), bo system zrobi to za Ciebie.
• Mniej błędów – ludzie mają prawo się pomylić, a automat trzyma się ustalonych zasad.
• Wzrost produktywność – zespół może się skupić na zadaniach kreatywnych, a nie na nudnych, powtarzalnych czynnościach.
• Poprawa decyzji biznesowych – zebrane w odpowiedni sposób i przetworzone dane łatwiej analizować, co podnosi skuteczność podejmowanych decyzji.
• Większa elastyczność – gdy proces jest zautomatyzowany, można szybciej reagować na zmiany rynkowe.

Bez względu na to, czy Twoja firma to malutki start-up, czy wielkie przedsiębiorstwo, automatyzacja może przynieść sporo dobrego.

Tutaj nie chodzi o wielkość firmy. Tak naprawdę maniejsza firma, dzięki automatyzacji i sztucznej inteligencji może rozwijać się jeszcze szybciej i z czasem przegonić większych od siebie.

Można powiedzieć, że to taka gra w biznes ale na kodach, które sprawiają, że Biznes działa jak z dodatkowymi supermocami.

Co można automatyzować w biznesie? 🔍

Mówimy dużo o procesach biznesowych, ale pewnie zastanawiasz się, które procesy w firmie nadają się do zautomatyzowania?

Klucz to rozpoznać, gdzie masz najwięcej manualnych, monotonnych zadań (np. przepisywanie tych samych rzeczy w kółko). Albo gdzie jest największe ryzyko błędu ludzkiego.

Procesów w firmie może być mnóstwo. Zacznij od tych, które są długie, bolesne, a powtarzalne zadania występują dzień w dzień.

Wtedy automatyzacja przyniesie od razu dużą poprawę. Dopiero z czasem przejdź do bardziej skomplikowanych spraw, które wymagają zaawansowanej technologii typu AI(Sztuczna Inteligencja) lub RPA (czyli robotic process automation, a szerzej zwane też zrobotyzowana automatyzacja procesów).

RPA i inteligentna automatyzacja – o co w tym chodzi? 🤖🧠

RPA to skrót od robotic process automation. Polega to na tym, że masz wirtualnego robota, który klika w aplikacjach dokładnie tak, jak człowiek.

Łączy się z systemami, wypełnia pola i min. przenosi różne dane.

Inteligentna automatyzacja (z pomocą ai i uczenia maszynowego) to kolejny poziom. Pozwala maszynom „rozumieć”, co robią, i przystosowywać się do nowych wzorców.

Na przykład: przetwarzanie języka naturalnego pozwala chatbotowi odpowiadać na pytania klientów czy obsługiwać zgłoszenia, interpretując treść maili.

Te nowe technologie sprawiają, że zakres automatyzacji dla małych i średnich firm jest coraz szerszy. Możesz programować bardziej zaawansowane reguły i z czasem dostosowywać system do rozwoju Twojej firmy.

Jak zacząć wdrażać automatyzację? 🚦

Masz ochotę przejść do konkretów i zastanawiasz się nad wdrażaniem automatyzacji? Świetnie! W kilku krokach nakreślę Ci, jak warto do tego podejść, aby wszystko przebiegło pomyślnie i żeby rezultaty były widoczne jak najszybciej:

• Zacznij od identyfikacji problemów w różnych procesach, które mają miejsce w Twojej firmie – Czyli, mówiąc krótko, gdzie ginie najwięcej czasu?
• Następnie należy zaprojektować ścieżki automatyzacji – co da się zrobotyzować? Jakie narzędzia do automatyzacji procesów wybrać?
• Kolejny etap to wdrożenie bpa (Business Process Automation), czyli na początek nie rzucasz się na głęboką wodę, tylko wdrażasz automatyzację procesów w małym skrawku firmy, zanim podejmiesz decyzję, czy iść na całość.
• Po wdrożeniu automatyzacji należy sprawdzić wyniki, wprowadzić usprawnienia i ewentualnie dopiero potem rozszerzać projekt na kolejne działy.

Małe kroki to najpewniejsza metoda, żeby nie utknąć w nieskończoność i nie zrazić zespołu do nowych zmian.

BPA, BPM, BP… Co to za skróty? 🔠

BP (Business Process) – najprościej: „proces biznesowy” w firmie. BPM (Business Process Management) – cała filozofia i zestaw narzędzi do zarządzania procesami. BPA (Business Process Automation) – czyli nasza kochana automatyzacja procesów biznesowych.

Możesz też trafić na określenia, takie jak inteligentna automatyzacja albo zrobotyzowana automatyzacja procesów. Wszystko sprowadza się do tego, że do „robienia” zadań firma zatrudnia cyfrowe narzędzia, a nie tylko ludzi.

Jak automatyzacja przekłada się na operacyjny sukces firmy? ⚙️

Operacyjny sukces to nic innego jak codzienne sprawne działanie i gaszenie pożarów na bieżąco lub nawet zapobieganie ich wystąpienia.

W środowisku firmowym, w którym jest dużo działów i pracowników, łatwo o chaos. Automatyzacja pozwala mieć spójny system, który automatycznie przypisuje zadania, wysyła powiadomienia i przetwarza dane.

W efekcie dzieje się coś, co można nazwać automatyzacją pracy. Menedżerowie widzą w panelu, kto czym się zajmuje, jakie są postępy i gdzie pojawia się problem.

Dla ludzi w firmie to upraszcza codzienną bieganinę. A organizacyjny porządek, w którym wszystkie etapy są jasne, zmniejsza chaos i stres.

Automatyzacja a optymalizacja procesów 📈

Zanim zaczniesz cokolwiek automatyzować, warto pomyśleć, czy dany proces w ogóle ma sens w obecnej formie.

Bo jeśli jest źle zaprojektowany i zawiera zbędne kroki, to nawet automatyzacja tylko przeniesie „bałagan manualny” do „bałaganu cyfrowego”.

Tutaj wchodzi w grę optymalizacja procesów, czyli nic innego niż usuwanie tego, co niepotrzebne, i usprawnianie pozostałych elementów procesu.

Optymalizacji procesów towarzyszy więc pytanie: „Czy naprawdę potrzebujemy pięciu podpisów działu X, zanim zrobimy mały zakup?”.

Może wystarczy jeden podpis, by przyspieszyć flow? Dopiero wtedy wkracza automatyzacja przepływów pracy, czyli wdrażanie narzędzi, które same generują dokumenty i przepuszczają je przez kolejne etapy.

Narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych 🛠️

Na rynku jest masa produktów: od prostych integratorów (typu Make czy Zapier) po wielkie platformy BPM (jak Camunda czy ProcessMaker).

Niektóre pozwalają tworzyć inteligentne roboty RPA, a inne koncentrują się na przepływie zadań (tzw. przepływu pracy).

Narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych to nieodłączny element długofalowego sukcesu, ale trzeba je mądrze dobrać, zanim zaczniemy je wdrażać.

Jeśli w firmie nikt nie potrafi programować, możesz postawić na rozwiązania typu „no-code” lub „low-code” – wtedy będzie mniej trudności przy implementacji tych rozwiązań i po prostu łatwiej będzie Ci wejść w automatyzację.

Dodatkowo, trzeba również pamiętać aby patrzeć też na specyfikację techniczną – czy narzędzie jest zgodne z Twoimi systemami księgowymi lub na przykład systemem CRM. Bo jeśli nie to szkoda czasu. Nie chodzi tutaj o rewolucję ale o ewolucję w procesach biznesowych i sprawianie żeby były coraz wydajniejsze.

Przykłady automatyzacji: od faktur po rekrutację 📝

Każda firma ma sporo miejsc, gdzie automatyzacja może okazać się game-changerem. Oto kilka przykładów:

• Księgowość: wystawianie i wysyłka faktura, rozliczenia płatności, archiwizacja dokumentów,
• Rekrutacja: automatyczne odpowiadanie na zgłoszenia, wstępna selekcja CV (np. narzędzia oparte na ai z automatyzacją),
• Obsługa klienta: chatboty, mailowe autorespondery, automatyczna klasyfikacja zgłoszeń,
• Magazyn: monitorowanie stanów w czasie rzeczywistym, automatyczne zamówienia u dostawców.

Te obszary są wręcz stworzone do automatyzacji. Dodatkowo warto pamiętać o kwestiach bezpieczeństwa (np. dane osobowe) i odpowiednich procedurach.

Czy każdy proces da się zautomatyzować? 🤔

Oczywiście, że nie. Jeśli wymaga kreatywności czy negocjacji handlowych „na żywo” to zdecydowanie lepiej zostawić to ludziom. Ale tam, gdzie masz mnóstwo powtarzalnych, nudnych zadań i szablonowych schematów, to właśnie tam automatyzacja jest nie do przecenienia.

Sztuka polega też na tym, by dostosowywać skalę i zakres automatyzacji dom Twoich potrzeb. Możesz zaczynać od drobnych usprawnień i dodawać kolejne wraz z rozwojem firmy. Taka inicjatywa daje szansę na stałe ulepszenia, zamiast wielkiej rewolucji, którą trudno ogarnąć.

Jak sprawdzić, czy automatyzacja przynosi zamierzone efekty? 📊

Najlepiej wyznaczyć konkretne KPI (np. czas obsługi, koszt procesu, liczbę błędów), by wiedzieć, czy mamy faktyczny postęp. Jeśli widzisz, że koszty lecą w dół, a klienci są zadowoleni, to znak, że automatyzacja działa prawidłowo i idziesz w dobrym kierunku.

Sukcesu automatyzacji procesów nie należy sprowadzać tylko do liczb. Chodzi też o pracowników – czy doceniają, że odciążono ich od nudnych czynności?

Czy klienci czują różnicę w jakości i tempie obsługi? Te bardziej miękkie aspekty też robią robotę.

Organizacyjny i strategiczny wymiar automatyzacji 🧩

Automatyzacja to nie tylko sprawa IT. Zmienia się cały organizacyjny porządek, bo ludzie zaczynają pracować inaczej. Często rośnie zaangażowanie, bo powtarzalna papierologia znika. Menedżerowie mogą zaś zająć się bardziej strategicznymi tematami niż manualne „klikanie”.

Zakres automatyzacji procesów biznesowych ma więc wpływ zarówno na kulturę pracy, jak i na decyzje biznesowe.

W dobrze zautomatyzowanym przedsiębiorstwie łatwiej planować przyłosć, bo masz dane w jednym miejscu, a przepływ danych jest płynny.

Jak połączyć wszystkie kropki? Podsumowanie 🌟

Na czym polega automatyzacja procesów? Na przeniesieniu manualnych zadań (typu wysyłanie faktur, wypełnianie formularzy) do systemów i robotów.

Automatyzacja procesów biznesowych to klucz do rozwoju i poprawy efektywności z Twoim biznesie.

Automatyzacja procesów staje się normą w świecie, gdzie klienci oczekują natychmiastowej reakcji, a koszty pracy rosną. Dzięki automatyzacji możesz efektywniej wykonywać różne procesy w celu realizacji swoich celów biznesowych.

Zastanawiasz się, czy w Twojej firmie automatyzacja procesów biznesowych i wdrażanie sztucznej inteligencji mają sens?

Kliknij w przycisk na górze aby umówić się na bezpłatną i niezobowiązującą konsultację, gdzie porozmwiamy o tym, jak automatyzacja może pomóc w rozwoju Twojego biznesu.