Cześć! Jeżeli prowadzisz firmę i zastanawiasz się, w jaki sposób usprawnić proces księgowy, to świetnie trafiłeś.

W dzisiejszych czasach automatyzacja jest rozwiązaniem, które pozwala ułatwić prowadzenia księgowości, zoptymalizować koszty operacyjne i przyspieszyć rozwój Twojej firmy.

W tym artykule pokażę Ci, na czym polega automatyzacja, jak działa sztuczna inteligencja w codziennej pracy działów rachunkowych, a także jak zautomatyzować proces dzięki nowoczesnym narzędziom.

Na czym polega automatyzacja procesów księgowych?

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym jest automatyzacja procesów: to wdrażanie narzędzi i technologii (takich jak oprogramowanie klasy erp czy rozwiązania rpa) w procesy w firmie, aby zredukować ręczny i powtarzalny charakter pracy księgowych.

Dzięki automatyzacji procesów księgowych zyskujesz większą przejrzystość w dokumentach księgowych oraz szybsze wprowadzanie danych finansowych.

Przykładowo, faktura może być automatycznie odczytana przez system erp, który na podstawie algorytmu rozpoznaje kluczowe dane, takie jak kwota czy data płatności, i samodzielnie je wprowadza w odpowiednie rubryki.

W efekcie mamy dużą oszczędność czasu, a ryzyko błędów jest minimalne.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Zanim przejdziemy do wdrożenia, warto odpowiedzieć sobie na pytanie: czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Najprościej mówiąc, jest to sposób na usprawnienie procesów w Twojej firmie tak, by większość procesów 'działa się sama' w tle dzięki narzędzie automatyzującym.

Gdy mówimy o procesach biznesowych, mamy na myśli np. proces księgowy, proces automatyzacji procesu windykacji czy automatyzacja onboardingu klienta a nawet nowego pracownika.

W małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP) proces księgowy potrafi być czasochłonny i obarczony rutynowy wypełnianiem papierów.

Dzięki automatyzacji procesów można tę pracę uprościć i sprawić, by księgowość w firmie nie była synonimem mozolnego wprowadzania danych z faktury do arkusza Excelowego.

Poza tym automatyzacja pomaga obniżyć koszty operacyjne, bo pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast powtarzać te same czynności.

Trendy w automatyzacji procesów księgowych

Jednym z najważniejszych trendów ostatnich lat jest automatyzacja i sztuczna inteligencja.

Rozwój technologii sprawił, że AI w księgowości nie jest już abstrakcyjną ideą, tylko konkretnym wsparciem.

Sztuczna inteligencja pozwala przetwarzać dużą ilość danych finansowych, rozpoznać procesy nadające się do pełnej automatyzacji i generować raporty, które są dużo bardziej zaawansowane niż tradycyjnie przygotowane raporty przez człowieka.

Przykłady?

Jeśli prowadzisz sklep online, z pewnością masz sporo faktur do rozliczenia każdego miesiąca.

Zazwyczaj jest to czasochłonny i powtarzalny obowiązek dla działu księgowego.

Jednak dzięki automatyzacji możesz wdrożyć system erp tak, aby pobierał z Twojej platformy sprzedażowej wszystkie dane i wprowadzał je w odpowiednie miejsca w programie księgowym.

Kolejny przykład: automatyzacja procesu windykacji.

Jeżeli klienci spóźniają się z płatnościami, system erp może generować automatyczne przypomnienia i wysyłać je do kontrahentów, a także tworzyć raport o należnościach.

Zobacz, że tak samo można automatyzować proces wprowadzania listy płac, naliczania składek ZUS czy wszelkich dokumentów księgowych.

Dzięki automatyzacji procesów skorzystasz z wygodnych dashboardów i automatyzacji pozwalającej na szybkie sprawdzenie stan płatności czy budżetu.

Często myślimy, że automatyzacja to tylko księgowość i dokumenty.

Tymczasem procesy w firmie obejmują znacznie więcej obszarów, takich jak obsługi klienta czy windykacja należności.

Dzięki automatyzacji procesów księgowych z łatwością połączysz dane finansowe z informacjami o płatnościach i w razie opóźnienia system sam wyśle monit.

Również automatyzacja customer onboardingu przyspiesza podpisywanie umów z nowym kontrahentem i wypełnianie podstawowych formularzy.

Właściciel MŚP może w ten sposób usprawniać zarządzanie przepływem gotówki i uniknąć zaległości, które często potrafią spędzać sen z powiek.

A kiedy do gry wchodzi oprogramowanie i narzędzie z kategorii rpa, można jeszcze bardziej zautomatyzować wprowadzanie danych, co daje sporą oszczędność czasu.

Od czego zacząć automatyzację i jak usprawnić procesy związane z danymi finansowymi?

Jeśli zastanawiasz się, od czego zacząć automatyzację, najlepiej zdiagnozuj największe wąskie gardła w Twojej firmie.

Może to być czasochłonny proces rozliczania wydatków, mozolne wystawianie faktur albo brak aktualnych raportów finansowych.

Wyobraź sobie, że automatyzacja procesu windykacji odciąża Cię z wielu telefonów i maili do spóźnialskich kontrahentów, a automatyzacja customer onboardingu powoduje, że klienci błyskawicznie zyskują dostęp do Twoich usług.

Kiedy zaczniesz automatyzować coraz to więcej obszarów, dostrzeżesz, jak automatyzacja umożliwia szybsze rozliczenia i mniejsze ryzyko błędów – i to wszystko przy minimalnym nakładzie pracy ludzi.

Automatyzacja procesu – jak wygląda wdrożenia i monitorowanie efektów?

Pamiętaj, że automatyzacja procesu nie polega tylko na instalacji jednego narzędzia i czekaniu na cuda.

Najpierw należy rozpoznać procesy nadające się do automatyzacji i przeprowadzić wdrożenia krok po kroku. W ich trakcie ważne jest stałe monitorowanie wskaźników, by sprawdzić, czy optymalizacja idzie w dobrym kierunku.

Dzięki automatyzacji procesów księgowych, możesz usprawnić obsługę płatności, przepływ faktur, czy nawet automatyzację tworzenia umów i ofert.

Możliwości na automatyzację w tym zakresie jest naprawdę sporo. W praktyce należy pamiętać, że większość procesów trzeba odpowiednio skonfigurować, by zapewnić właściwy przepływ danych.

Gdy w ramach kilku iteracji, dopracujesz szczegóły, Twoi pracownicy zrozumieją, jak automatyzacja pomaga w codziennych zadaniach i zobaczą, że automatyzacja jest bezpieczna i odciąża ich z wielu obowiązków.

Sztuczna Inteligencja w procesach księgowych

Na zakończenie, chciałbym Ci powiedzieć, że AI w księgowości to już nie fikcja, tylko codzienność.

Jeśli chcesz przekonać się, jak bardzo automatyzacja księgowości pomoże Twojej firmie, zadaj sobie pytanie: czy naprawdę warto marnować zasoby ludzkie na ręczne przepisywanie kwot i dat z faktur? W dobie nowoczesnych technologii i rosnących oczekiwań klientów, automatyzacja pozwala firmom działać szybciej, taniej i skuteczniej.

Dzięki automatyzacji procesów księgowych można automatyzować nie tylko faktury, ale także automatyzacje procesu windykacji, automatyzacje customer onboardingu czy wprowadzanie danych do zaawansowanych dashboardów i automatyzację przepływu dokumentów.

W dużym skrócie – automatyzacja w księgowości to sposób na usprawnienie procesów finansowych, generowanie raportów finansowych bez zbędnego wysiłku i realne zwiększanie swojej wartości na konkurencyjnym rynku.

Automatyzacja jest rozwiązaniem, które raz wdrożone pozwala monitorować rozwój firmy w czasie rzeczywistym i szybciej reagować na zmiany rynkowe.

Opracowania takie jak the state of ai in accounting czy state of ai in accounting report 2024 jasno wskazują, że branża idzie w stronę większej automatyzacji i coraz chętniej korzysta z ai.

Jeżeli chcesz być na bieżąco i mieć solidne fundamenty do rozwoju firmy, automatyzacja procesu księgowego jest pierwszym krokiem we właściwą stronę.

Podsumowując

Automatyzacja księgowości jest nie tylko szansą na ograniczenie kosztownej pracy i usprawnienie procesów księgowych, ale też na uwolnienie potencjału Twoich pracowników od mozolnych zadań.

Gdy zainwestujesz w odpowiednie narzędzia i wdrożysz właściwe systemy księgowe, zobaczysz, jak automatyzacja umożliwia pełną kontrolę nad danymi finansowymi, a przy okazji pozwala generować raporty w sposób szybki i dokładniejszy niż ludzie.

Z kolei sztuczna inteligencja w księgowości sprawia, że analiza informacji księgowych czy monitorowanie płatności stają się o wiele prostsze i dokładniejsze. Dodatkowo masz mozliwość przewidywania danych na podstawie historycznych danych i nie musisz działać już po omacku, tylko wiesz czego możesz się spodziewać.

Zdecydowanie warto się tym tematem zainteresować i przekonać, że automatyzacja opłaca się, również w Twojej firmie!